Serveste la comunicarea si solicitarea de la debitor a sumelor pretinse, rămase neachitate, provenite din relatii economico-financiare si ca instrument de conciliere prearbitrală.
De asemenea, se utilizează ca document de inventariere a soldurilor conturilor privind datoriile si creantele entitătii în relatiile cu tertii.
Se întocmeste în trei exemplare, de către compartimentul financiar-contabil al unitătii beneficiare, pe baza datelor din contabilitatea analitică
Circulă:
– la conducătorul compartimentului financiar-contabil si conducătorul unitătii emitente, pentru semnare (toate exemplarele);
– la unitatea debitoare (exemplarele 1 si 2), care restituie unitătii emitente exemplarul 2 semnat pe verso de conducatorul unitatii si conducatorul compartimentului financiar-contabil pentru confirmarea debitului. Eventualele obiectii asupra sumelor prevazute in extrasul de cont se consemneaza intr-o nota explicativa semnata de conducatorul unitatii si conducătorul compartimentului financiar-contabil, care se anexează la exemplarul 2 al extrasului de cont.
Se arhivează:
– la compartimentul financiar-contabil al unitătii emitente (exemplarul 3, precum si exemplarul 2, după primirea confirmării);
– la compartimentul financiar-contabil al unitătii debitoare (exemplarul 1).
Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este următorul:
– denumirea unitătii creditoare;
– codul de identificare fiscală;
– sediul (localitate, stradă, număr);
– judetul;
– contul;
– banca;
– denumirea formularului;
– denumirea unitătii debitoare;
– felul, numărul si data documentului;
– explicatii;
– suma;
– semnături: conducătorul unitătii, inclusiv stampila, conducătorul compartimentului financiar-contabil.
Sursa: OMFP 3512/2008