Sumele in numerar, puse la dispozitia personalului sau a tertilor, in vederea efectuarii unor plati in favoarea entitatii, se inregistreaza distinct in contabilitate (contul 542 “Avansuri de trezorerie”).
- Contul 542 “Avansuri de trezorerie” este un cont de activ.
- Sumele reprezentând avansuri de trezorerie, acordate potrivit legii şi nedecontate până la data bilanţului, se evidenţiază în contul de : debitori diversi (461 “Debitori diversi”) sau creante in legatura cu personalul (4282 “Alte creante in legatura cu personalul”).
- Legislatia nu prevede un termen de restituire a avansurilor, insa acest lucru poate fi stabilit prin procedurile contabile (precizat in manualul de proceduri contabile) si adus la cunostinta angajatilor. Aceste proceduri sunt aprobate de administratorul firmei.
- La solicitarea unui avans trebuie sa existe o motivatie reala din partea angajatului – plecarea intr-o delegatie, angajarea unor cheltuieli gospodaresti.
- Un avans luat pentru a efectua o plata in numerar catre un furnizor trebuie sa respecte regulile: se pot efectua plati catre aceleasi persoane, in limita unui plafon zilnic de 5.000 lei/persoana, dar nu mai mult de un plafon total de 10.000 lei/zi;
- Documentul utilizat pentru justificarea sumei primite ca avans este decontul de cheltuieli, iar documentul care justifica incasarea/plata este dispozitia de plata/incasare catre casierie (Ordinul 2634/2015).